in Lean

Mein verrücktes erstes LEAN-Seminar – 5S

Vielleicht hat einer von euch schon mal den Ausdruck „Lean“ oder „Kaizen“ gehört. In irgendeinem Kurs oder langweiligen Seminar, das euch jemand aufgeschwatzt hat, weil es ja „sooo toll“ und überaus „innovativ“ wäre. Hmm, so langweilig war das Seminar dann aber auch wieder nicht, da war doch diese Blonde…  Ja genau, diese blonde Seminarleiterin, die hat es dir doch echt angetan. Und weil sie so einen bezaubernden Augenaufschlag hatte, hast du doch sicher ein wenig besser aufgepasst als in anderen „langweiligen“ Seminaren.

Ihr habt es sicher schon gemerkt, ich schreibe über mich. Über den jungen unerfahrenen CEO, den sein Mentor in dieses schnöde langweilige Seminar geschickt hatte. Um etwas Innovatives zu lernen!! …und wo diese Blonde mit dem tollen Augenaufschlag war! Sie erzählte was von einem „schlanken“ Unternehmen, von 5S, Sauberkeit … Moment mal… Sauberkeit? Ich dachte immer dafür sei die Putzfrau zuständig?

Jetzt begann das Ganze irgendwie verrückt zu werden. Da stand nämlich ein Tisch vorne auf der Bühne! Ein typischer Bürotisch mit PC, Telefon und natürlich einer Unmenge von Arbeitsunterlagen, Katalogen und was weiss ich alles. Ein typischer Tisch so wie auch bei uns, wo sich die Putzfrau immer so toll ärgert, dass sie nicht putzen kann. Und was hat das alles mit mir zu tun? Wie ich erfahren sollte, eine ganze Menge! So viel, dass ich mein Leben danach komplett auf den Kopf gestellt habe!

5S

5S, das klingt so nach einem Kürzel für eine Automarke; so wie X5 von BMW oder A5 von Audi. Wie ich jedoch erfahren konnte, stammen diese 5S aus Japan. Und es handelt sich beileibe nicht um ein Auto von Lexus oder Infiniti. Es sind ganz einfach 5 japanische Wörter! In Romaji, der Umschreibung der japanischen Schrift mit unseren Buchstaben, heissen sie:

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke

Doch logisch oder? Ich dachte anfangs, ich würde wohl im falschen Seminar sitzen, denn was sollen mir CEO japanische Wörter bringen? Doch da dort diese Blonde war, bin ich trotzdem sitzengeblieben. Ich erfuhr, dass diese 5 Wörter auf Deutsch so in etwa folgendes bedeuten:

 

5S main Mein verrücktes erstes Lean Seminar   5S

Und was hat das alles mit dem Management eines Unternehmens zu tun? Und was hat das Ganze überhaupt mit mir zu tun? Da winkt mich doch diese tolle blonde Seminarleiterin zu sich hinaus auf die Bühne. Den suspekten Tisch beäugte ich mit Argusaugen, immer hoffend, dass ich da nicht in irgendetwas hineingezogen würde. Aber da war diese Blonde, der ich einfach nicht widerstehen konnte, seufz…

Da steh ich nun vor dem Tisch, das Parfum zog mich magisch an. Ich kann mich noch heute genau an den Duft erinnern. Irgendwas von Burberry… Während ich den Duft sowie den bezaubernden Anblick geniesse, reisst mich die Seminarleiterin mit Gewalt zurück in die Realität! Ich solle jetzt bitte den Tisch aufräumen… wie bitte? Hab ich mich verhört? Ich bin CEO und keine Putzfrau! Die Blonde lacht ein wenig und klärt mich dann über das Vorhaben auf:

5S Gomi Mein verrücktes erstes Lean Seminar   5S“Nimm alle Gegenstände, die du auf dem Tisch findest und sortiere sie! Wenn du glaubst, einen Gegenstand brauchst du nie im Leben, kleb eine kleine rote Etikette auf ihn und wirf ihn dann in den grossen Karton da drüben. Findest du einen Gegenstand, von dem du glaubst, dass du ihn vielleicht einmal brauchen kannst, dann kleb die gelbe Etikette hinauf und leg ihn auf den leeren Tisch links vom Arbeitsplatz. Einen Gegenstand, den du tagtäglich für deine Arbeit brauchst, den bekleb mit einer grünen Etikette und leg ihn inzwischen auf den leeren Tisch rechts davon.”

So langsam beginnt es mir zu dämmern, worauf die Blonde hinaus will. Und es scheint mir wirklich keine schlechte Idee zu sein!  Wer den Sinn hinter dem Ganzen verstanden hat, der soll jetzt die Hand aufhalten! Für die Dummies unter euch – ich war ja auch mal einer – möchte ich das ganze Prozedere doch etwas genauer beschreiben:

Die 5S-Methode wurde von dem Japaner Ohno Taiichi bei Toyota erfunden und dient dazu, Ordnung in die Unternehmensprozesse zu bringen. Was hat ein Autohersteller wie Toyota mit Sauberkeit zu tun? Das hab ich mich natürlich zuerst auch gefragt. Aber später will ich euch dazu mehr erzählen!

5S zielt einfach darauf ab, einen sauberen geordneten Arbeitsplatz zu haben. Wie, das war es auch schon? Nicht ganz! Denn jeder kann mal aufräumen, aber wie sieht es nach einer Woche aus? Weiss ich dann noch wo ich Lieferschein X hingelegt habe? Und wo ist denn nun schon wieder der einzig vernünftig schreibende Kugelschreiber hin? 5S bekämpft genau diese Schwächen, die wir alle in uns tragen. Sag es mal laut: „Ich bin faul!“ Du glaubst es nicht? Dann geh jetzt zu deinem Schreibtisch und kontrollier mal ob wirklich alles dort ist, wo es eigentlich hingehört. (Und wirf endlich einmal das verfallene Aspirin weg!)

Dann wollen wir uns endlich mal an die Arbeit machen und die ganze 5S-Sache mal ein wenig besser erklären!

Seiri: Sortiere aus

Alles was für die Arbeit an diesem Platz nicht benötigt wird, aussortieren.
Klingt einleuchtend, aber der Japaner ist da wirklich streng. Was braucht man denn eigentlich mehr als 3 gut funktionierende Stifte, in den verschiedenen Farben Schwarz, Blau sowie Rot für Korrekturen. Eventuell noch einen grünen Stift für Vorschläge. Wie wäre es dann noch mit einem gelben Marker? Genehmigt! Ein ordentlicher Block in A4, Post it, ein Bleistift mit Spitzer, eine Schere… was fällt euch denn sonst noch ein? Schreibt mal eine Liste! Und wenn ihr die Liste habt, denkt mal scharf darüber nach ob ihr WIRKLICH jeden Gegenstand UNBEDINGT benötigt!

Ihr habt schon gemerkt, so eine Liste funktioniert nicht wirklich. Also ran an den Schreibtisch!
Alles was für die Arbeit an diesem Platz nicht benötigt wird, aussortieren!  Darunter fallen alle Dinge wie Werkzeug, Schreibmaterial oder auch persönliche Dinge.

5S red tag Mein verrücktes erstes Lean Seminar   5SRichte eine zentrale ROTE ZONE (meistens Red Tag Area genannt) ein, wo alle Dinge hingebracht werden, die unbrauchbar sind und die man nicht einfach in den Müll werfen kann. Eventuell Instruktionen für die Entsorgung bereitstellen. Was ist denn ein Red Tag? Eigentlich egal, Hauptsache man kann es kleben oder anbinden. Da wir in unserem Beispiel den Bürotisch als Arbeitsplatz gewählt haben, nehmen wir diesmal kleine farbige Etiketten. Für die RED TAG Area mehmt ihr am besten einen riesengrossen Karton. Ich sage bewusst riesengross, weil ihr noch merken werdet, wieviel Müll da zusammenkommt. Der Umwelt zuliebe könnt ihr verschiedene Kartone für Papier, Plastik, Metall sowie Restmüll bereitstellen. Eure Angestellten werden erstmal grosse Augen machen. Spinnt der CEO jetzt? Am besten ihr sprecht es vorher mit einem Mitarbeiter genau ab. Denn es könnten ja peinliche Gegenstände oder Fotos auftauchen. Informiert eure Angestellten darüber, dass heute mal „was ganz Besonderes“ gemacht wird. Die Unterstützung des weiblichen Personals wird euch sicher sein, wenn erstmal der „Putz-Instinkt“ geweckt ist, die faulen Männer werden anfangs noch etwas zögern, aber schlussendlich dann auch ins Spiel einstimmen. Besonders wenn sie sehen, dass der CEO auch mal „arbeitet“ und mitanpackt! Also ran an die Arbeit!

Jeder Gegenstand wird auf seinen Nutzen, seine Funktionalität und auf seinen Gebrauch hin untersucht. Ihr habt ja keine Ahnung, was sich unter den Spinnweben so alles verbirgt! Die enorm wichtige Rechnung des besten Kunden, die man vor 5 Jahren so dringend benötigte und die auf wundersame Weise verschwunden war. Oder sogar kleine Kostbarkeiten wie der tolle Silberring des Ex-Freundes, wegen dem die Sekretärin 1 Jahr lang nicht mehr mit der Kollegin gesprochen hat. Ich hab auch schon Kabel gefunden, die zu einer Maschine gehört haben müssen, die noch mit Lochkarten gearbeitet hat!

Da stehen wir nun, mit roten, gelben und grünen Etiketten bewaffnet, und machen uns ans Aussortieren.

Alles was wir sicherlich nie mehr brauchen, kriegt einen roten Punkt und landet im Müll!

5S yellow tag Mein verrücktes erstes Lean Seminar   5SDinge die ich vielleicht irgendwann mal brauche, oder Dinge, von denen sich die Sekretärin partout nicht trennen will, bekommen einen gelben Punkt. Richte neben dem Arbeitsplatz eine gelbe YELLOW TAG Area ein. Dort liegen alle Dinge mit dem gelben Punkt. Wenn wir mit unsere Aktion fertig sind, dann lagere diese Dinge aufgeräumt an einem Ort wo sie nicht im Wege stehen. Definiere ein Datum, beispielsweise 2 Monate, erstelle dann eine Checkliste mit allen Gegenständen und kontrolliere ob es bis dahin gebraucht wurde. Jeder Gegenstand der einmal benötigt wurde, bekommt in der Checkliste ein Strichchen, so wie im Knast, wenn man die Tage zählt. Nach diesen 2 Monaten musst du dann überlegen was du damit machst, wegwerfen oder behalten!

5S green tag Mein verrücktes erstes Lean Seminar   5SLass Dinge mit dem grünen TAG am Arbeitsplatz liegen. Überlege dir aber sehr gut wo ihr definitiver Platz sein wird!

Das war es dann, oder? Wir haben ja alles aussortiert? Wirklich alles? Und was ist mit dem grossen Schrank da drüben? Was macht ein Ordner von 1824 noch dort? Beachtet auf jeden Fall die gesetzlichen Bestimmungen! Bestimmte Dokumente müssen für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahrt werden. Dann darf man sich ihrer entledigen! Das wollen wir ausnutzen! Aber ich möchte noch einmal darauf hinweisen, dass man sich vorher wirklich gut informieren sollte! Die leeren Ordner können wir eventuell mit einem Yellow Tag versehen oder sie entsorgen. Es hat keinen Sinn 1.000 leere Ordner aufzubewahren, wenn man pro Jahr vielleicht einen Bedarf an 100 Stück hat. Vielleicht macht man auf diese Weise sogar einen ganzen Büroschrank überflüssig?

Heute gibt es ja so tolle Kopiermaschinen, die alles in Farbe drucken, scannen und als Email schicken. Also nimm schon mal den Ordner da, scanne eventuell wichtige Dokumente und speicher sie ab. Damit wären wir schon beim nächsten Thema! Wie? Immer noch aussortieren? Natürlich, es gibt noch eine Menge zu tun!

5S PC Mein verrücktes erstes Lean Seminar   5SSchaltet mal euren PC an! Und wie sieht es da aus? Habt ihr auch 100 Verknüpfungen auf dem Desktop, Outlook beschwert sich über zu wenig Speicherplatz und und und… Wendet auch hier SEIRI an. Und ihr werdet aus dem Staunen nicht herauskommen, wieviel Müll sich mit der Zeit ansammelt. Emails sollten immer nur bis zu einem bestimmten Datum aufbewahrt werden, dann werden sie daraufhin untersucht, ob sie wichtige Informationen oder sogar Verträge enthalten,  der Rest wird gnadenlos gelöscht. Ich werde dem Thema Emails wohl ein eigenes Kapitel widmen müssen, da sie einerseits ja ganz praktisch sind, auf der anderen Seite aber eine fürchterliche Verschwendung!

Es ist wichtig, dass ihr euch zusammen im Büro auf eine bestimmte Dateistruktur einigt! Was ist denn das nun wieder? Die heutigen Betriebsysteme arbeiten alle mit Ordnern, so wie im richtigen Leben. Wenn ich nun jeden Ordner mit Lieferscheinen in den richtigen Schrank stelle, dann finde ich ihn auch wieder. Genauso verhält es sich beim PC. Sagen wir mal, ich wär ein Buchhalter. Dann leg ich als Erstes mal einen Ordner “Buchhaltung” an. Dann müssen wir mal überlegen, was wir als nächstes machen. Vielleicht wären Ordner wie “Lieferscheine” und “Rechnungen” auch nicht so ganz verkehrt. Natürlich nach Jahren getrennt! Vielleicht behalte ich den Ordner vom vorigen Jahr noch, doch die älteren verschiebe ich ins Verzeichnis “Alte Daten”. Fragt den CIO!

Die Daten sollten auf jeden Fall zentral verwaltet werden, sodass JEDER Mitarbeiter bei Bedarf Zugriff darauf hat. Es hat keinen Sinn wenn Erna im Urlaub ist und Sonja verzweifelt versucht, das Password für ihren PC zu knacken. Doch die Datei ist nunmal auf Ernas Computer. Tja, Pech gehabt! Nicht so bei uns! Dass jeden Tag ein Backuptape erstellt werden sollte, sowie die Speicherung auf redundanten Systemen gemacht werden muss, das will ich nicht weiter erläutern. Fragt euren CIO, der kann euch weiterhelfen. Er kriegt ja schliesslich auch eine Menge Geld dafür, stimmts?

Seiton: Stelle ordentlich hin

Was tatsächlich gebraucht wird, bekommt einen unter ergonomischen Gesichtspunkten ausgesuchten, definierten und gekennzeichneten festen Platz.

Jedes Ding wird seinen festen Platz haben, also sollte man sich gut überlegen, ob es einfach zu erreichen ist. Man versucht die Dinge so anzuordnen, dass man sie horizontal und vertikal gut erreichen kann. Bei einem grösseren Arbeitsplatz sollte man die Dinge so anordnen, dass man immer den kürzesten und ergonomischsten Weg dahin hat.

Ein gutes Beispiel das zu verstehen, bietet die Küche zuhause. Die Wassergläser sollten dort stehen, wo man sie braucht, nämlich über dem Waschbecken. Das Spülmittel wird nicht jedesmal aus der Speisekammer geholt, sondern hat seinen Platz neben dem Mülleimer unter dem Waschbecken. Töpfe und Pfannen sollten möglichst nah beim Herd gelagert werden. Schneidemesser die man jeden Tag benötigt haben dort ihren Platz, wo man sie auch braucht, nämlich bei der Arbeitsplatte. Auch der Kühlschrank sollte in Griffweite aufgestellt werden, um unötige Kilometer zu reduzieren. Klingt alles ganz logisch? Kontrolliert es selbst zuhause!

Ein Beispiel aus dem Büro? Ich kann von einem Fall berichten, wo der Drucker ausserhalb des Büros im Treppenhaus untergebracht war. Der Grund: „Die Strahlung“ des Lasers. Kein Kommentar! Die Entfernung vom Arbeitsplatz bis zum Drucker betrug ca. 20 m. Testet selbst mal wieviel wertschöpfende Arbeitszeit nur beim Holen eines einzelnen Blattes verschwendet wird! Multipliziert  das mal 10 mal Anzahl eurer Mitarbeiter!

Damit Gegenstände auch immer wieder an ihren richtigen Platz zurückgelegt werden, kann man Markierungen einzeichnen und Schilder anbringen, damit auch JEDER weiss, wo was hingehört. Im Büro macht das nicht so viel Sinn, da der Arbeitsplatz überschaubar ist. Im Lager jedoch sollte man dort farbige Markierungen am Boden anbringen, wo ein bestimmter Artikel zu stehen hat, am besten noch mit einem Hinweisschild darüber. Eine Palette mit Kanban versehen sollte ich dann zu 100% auch dort finden, wo sie zu stehen hat.

Bei Lean ist es wichtig, auch alles unter ergonomischen Gesichtspunkten zu betrachten. Den jeder Meter, den ich zuviel laufen oder der Stapler zurücklegen muss, ist Verschwendung! Wenn ihr schon unsere Artikel über die 7, eigentlich 8 Verschwendungsarten gelesen habt, wisst ihr, wovon ich spreche!

Seiso: Säubere

Oh mein Gott! Jetzt wird es ernst! Ich soll auch noch putzen!
Wir haben jetzt alle Dinge die wir brauchen an ihrem festen Platz. Wird Zeit, dass der Arbeitsplatz von Grund auf gereinigt wird! Eventuell können auch die Wände einen neuen Anstrich vertragen. Das alles macht keine beauftragte Reinigungsfirma, sondern wird von den Mitarbeitern selbst erledigt. Natürlich muss man dazu die geeigneten Mittel zur Verfügung stellen. Das reicht von Putzmitteln zu Schmieröl, einem Besen oder einem Hochdruckreiniger, je nach Arbeitsplatz. Doch wieso soll der Mitarbeiter dies machen und nicht eine Reinigungsfirma? Ein sauberer Arbeitsplatz ist ein Arbeitsplatz, an dem man sich wohlfühlt. Der Mitarbeiter ist für seinen Arbeitsplatz verantwortlich, dann kann er auch darauf achten, dass keine neue Verschmutzung entsteht. Bei einem sauberen aufgeräumten Schreibtisch habe ich kaum mehr was zu Putzen. Ich muss nur den Status Quo erhalten. Damit wären wir bereits beim nächsten Thema!

Seiketsu: Sauberkeit bewahren

Das bedeutet stetiges Aufräumen und verhindern, dass neue Gegenstände ungeplanten Zugang zum Arbeitsplatz finden. Leichter gesagt als getan!

Damit der Arbeitsplatz nach einer Woche nicht wieder das Aussehen wie vor der 5S-Implementation hat, muss eine Checkliste erstellt werden, wann wo was und wer säubert. Man kann Bereiche definieren die 1 x wöchentlich gereinigt werden müssen, andere vielleicht sogar jeden Tag. Ein Standard muss geschaffen werden, an den sich alle Mitarbeiter halten. Wenn man eine Rotation einführt, dann sind es nicht immer die gleichen Leute, die den Staubsauger benutzen. Hier ist auf jeden Fall eine starke Kontrolle von seiten des Managements nötig!

Sauberkeit bewahren kann man aber auch dadurch, dass man Schubladen, Schränke und Ablagen korrekt beschriftet, damit nicht “aus Versehen”  etwas im falschen Bereich landet. Manche gehen sogar so weit, dass sie die Etiketten der Ordner “narrensicher” machen, also “Poka Yoke” ausführen. Das ist ja endlich mal ein lustiges Wort! Wie wärs mit dem hier: “Baka Yoke”. Sie bedeuten in etwa das Gleiche, nur dass “Poka Yoke” etwas höflicher klingt. Denn “Baka” bedeutet im Japnischen “dumm”.

Shitsuke: Selbstdisziplin üben

Damit Ordnung und Sauberkeit aufrechterhalten werden, ist Disziplin erforderlich. Ist eine Stellfläche für ein Werkzeug definiert, gehört es auch dahin – immer. Diese Disziplin ist von den Vorgesetzten anfangs oft aber auch später immer wieder einzufordern.

Bei Shitsuke handelt es sich sicherlich um den schwierigsten Teil dieser Methode. Die vorhergenden 4S müssen stets wiederholt und gelernt werden, damit sie zu einer Kultur werden können. Es gibt mehrere Tools, um dies zu erreichen, wie den “Code of Conduct”, oder etwa auch eine eigens eingerichtete 5S-Ecke wo alle Säuberungsmittel gelagert werden, eine 5S Checkliste und vor allem, die Unterstützung des Managements durch Kontrolle und Lob!

 

Nachwort

Ihr denkt, 5S einzuführen sei eine leichte Aufgabe? Freut euch bitte nicht zu früh! Bei jeder Lean-Transformation, also der Umwandlung eines Unternehmens von der “traditionellen Arbeitsweise” hin zu einem “schlanken und effizienten Unternehmen”, ist 5S und die strikte Einhaltung der Regeln das 1.Gebot.

Schafft man 5S nicht, schafft man den Rest erst gar nicht! Seht 5S also als den General-Test an! 5S schafft man nicht in 1 Woche, schon gar nicht an einem Tag! Ich möchte nochmals darauf hinweisen, dass Lean nicht bloss ein Set von Werkzeugen ist, um ein Unternehmen effizienter zu machen, sondern die Schaffung einer Lean-Kultur die Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung ist. Erst wenn jeder im Unternehmen 5S verstanden hat und auch nach seinen Prinzipien lebt und arbeitet, ist man bereit, eine Stufe höher zu klettern.

Mit der Zeit werdet ihr erst erkennen, wie wichtig 5S für Lean ist. Denn schlussendlich geht es ja immer nur um das Gleiche:

Sortieren – Ordnen – Säubern – Bewahren – Disziplin!

Was machen wir bei Kaizen? Wir analysieren einen Prozess, wir sortieren die unwichtigen Dinge heraus und vergeben Prioritäten! Wir ordnen den Prozess neu, säubern ihn damit alles “fliesst”, setzen einen neuen Standard und befolgen diesen Standard auch! Seht ihr die Ähnlichkeit zu 5S?

Die Prinzipien des 5S können wir auch beim Fixed Asset Management mit Erfolg einsetzen! Ihr glaubt mir nicht? Dann wartet auf den nächsten Artikel!

Euer CEO, Team Black Star

in Lean

Das Tatakidai 叩き台 und seine Bedeutung für das ideale Meeting

Tatakidai ist ein Managementprinzip aus dem Land der aufgehenden Sonne. Es wird von den erfolgreichsten und innovativsten Unternehmen wie der Toyota Motor Corporation, Denso, YKK, Toshiba und Hitachi seit vielen Jahren mit Erfolg angewandt.

Das Tatakidai könnt ihr euch als ein geschriebenes Dokument vorstellen, in dem ihr circa 80% eurer Ideen zu einem Projekt aufgeschrieben habt. Wieso nur 80%? Damit wir den anderen Teammitgliedern die Möglichkeit geben können, selbst etwas zum Projekt beitragen zu können und vor allem Diskussionen anzuregen! Wie ihr schon gemerkt habt, gehören Tatakidai und Kai (Meeting) untrennbar zusammen!

Aus einer anfänglichen Idee entsteht die Vorlage für das Projekt! Je mehr und je intensiver man sich mit dem Vorschlag befasst, desto stärker und besser wird sich schlussendlich die Idee präsentieren! Wenn man einen Vorschlag macht, ist es wichtig, dass man zusammen darüber diskutiert. Man muss Kritik einstecken können und gemeinsam nach Lösungen suchen, welche die Idee noch besser machen!

Wenn wir unsere Idee schon zu 100% ausgereift vorlegen, dann können andere Teammitglieder kaum mehr eigene Gedanken dazu einbringen. Es existiert ja bereits ein “Gesamtpaket” und es wird nur mehr darüber diskutiert, ob man es realisiert oder nicht! Die Teammitglieder denken auch gar nicht mehr daran, Kritik einzubringen oder darüber nachzusinnen, ob der Vorschlag dem Unternehmen auch wirklich einen Nutzen bringt. Ausserdem steckt ein psychologischer Effekt hinter den 80%! Denn jeder will das Seine zum Projekt beitragen und sein Ego befriedigen. Sowas nennt man im Englischen “Ego Soothing” und wird meistens ziemlich vernachlässigt. Manche fühlen sich hintergangen weil sie “aussen vor” gelassen wurden. Das kann dann soweit führen, dass Teile des Projektes sabotiert werden.

Wie in der “japanischen Variante” der Innovation, dem “Kaikaku”, wo im 9. Gebot davon gesprochen wird, dass “die Ideen von 10 Personen besser sind als das Wissen einer Person”, ist es auch bei der Anwendung des Tatakidai wichtig, soviele Informationen und Gedanken wie möglich zu sammeln, bevor das Projekt an den Start geht.

Das Tatakidai gibt uns darüber hinaus die Möglichkeit, ein Meeting zeitlich zu verkürzen, da bereits jeder Beteiligte im Vorfeld ein Dokument mit den wichtigsten Punkten erhalen hat. Jeder kennt also schon die 80%, kann sich seine Gedanken darüber machen und im Meeting dann darüber diskutieren. Man verliert sehr viel Zeit, wenn der Moderator eines Meetings zuerst überhaupt einmal erklären muss, warum man zusammengekommen ist und wie er sich das Projekt vorstellt.

Wie sieht also das ideale Meeting aus, in dem wir unser Projekt diskutieren?

  • 1 Woche vor dem angesetzten Termin für das Meeting bekommt jeder Teilnehmer ein “Tatakidai” ausgehändigt
  • Das Meeting beginnt pünktlich.
  • Alle 2 Stunden wird eine Pause von 10 Minuten angesetzt (genau 10 Minuten, nicht 15 oder 16 – kein Überziehen der Zeit)
  • Man diskutiert nur über 3 wichtige Hauptpunkte
  • Jeder Hauptpunkt wird wiederum in 3 Punkte unterteilt
  • Jeder Punkt wird maximal 15 Minuten behandelt (ansosnten verliert man sich in Nebensächlichkeiten)
  • Im Meeting werden nur Punkte besprochen die im Tatakidai aufgelistet sind
  • Visuelles Material hilft den Teilnehmern, sich auf die essentiellen Punkte zu konzentrieren
  • Die wichtigsten Punkte werden auch projeziert, damit sie jeder jederzeit sehen kann (wie eine Andon-Tafel!)
  • Alle Arten von Spielzeug (Smartphone, Tablet, Notebook) sind während des Meetings nicht gestattet. Sie sorgen nur für Unaufmerksamkeit. Wenn man eine Sitzung einberuft, beteiligt sich jeder zu 100%. Wer sich nicht daran hält, fliegt raus! Wenn du eine Aufgabe annimmst, steh dazu!
  • Es darf nicht passieren dass eine Entscheidung nicht getroffen werden kann, weil eine wichtige Person fehlt. Solche Situationen sind absolut zu vermeiden, weil sie Verschwendung erzeugen
  • Nicht direkt beteiligte Personen haben im Meeting nichts zu suchen. Um Ihre Meinung zum Thema zu hören, empfiehlt sich “Nemawashi”.
  • Hansei – Man reflektiert im Anschluss darüber, was gemacht wurde, was nicht gemacht wurde, welche Fehler und wie/warum sie gemacht wurden, und wie man so etwas in Zukunft vermeiden kann!

Team Black Star

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